Steerpath Smart Office -ratkaisun käyttöehdot ja tietosuojakäytäntö

 

Käyttöehdot

1. Yleistä

Nämä palveluehdot ("Palveluehdot") säätelevät sinun (“Käyttäjä”) ja Steerpath Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (jäljempänä "Steerpath") - välistä suhdetta liittyen sovellukseen "Steerpath Smart Office" käyttöön (jäljempänä "Palvelu")

Nämä palveluehdot ja niihin liittyvä tietosuojakäytäntö on hyväksyttävä ennen kun Palvelua aletaan käyttämään.

Steerpath varaa oikeuden harkinnan mukaan muuttaa, muokata, lisätä tai poistaa osia näistä palveluehdoista ja tietosuojakäytännöstä milloin tahansa julkaisemalla muutetut ehdot Palvelussa. Käyttäjän katsotaan hyväksyneen tällaiset muutokset jatkamalla palvelun käyttöä. 

Mikäli Käyttäjä ei jossain vaiheessa hyväksy mitä tahansa osaa paveluehdoista, Steerpath Smart Office -tietosuojakäytännöstä tai muusta käyttöehtoja jotka liittyvät palvelun käyttöön, Palvelun käyttöoikeus päättyy välittömästi, ja Palvelun käyttö on välittömästi lopetettava.

Käyttäjän tulee  olla vähintään 18-vuotias voidakseen käyttää Palvelua. ‍

2. Palvelu

Palvelua käytetään viikoittaisen työtilann ja -aikataulun suunnitteluun, suunnitelmien jakamiseen työtovereiden kesken, pöytä- ja kokoushuoneiden varaamiseen, sisätilakarttojen katseluun, käyttäjien ja työtovereiden paikantamiseen sekä käyttäjien auttamiseen työtilassa navigoinnissa ja muihin työhön liittyviin tehtäviin.

Palvelu voi käyttää kirjautumisessa joko yrityksen kirjautumistunnusta tai erillistä sähköposti+salasanaa, mikäli organisaatio on näin valinnut. Molemmissa tapauksissa Palvelun käyttö vaatii toimiakseen seuraavat tiedot:

• Käyttäjän nimen
• Käyttäjän työsähköpostiosoiteeen
• Tiedon mihin organisaatioon Käyttäjä kuuluu 

Mikäli Käyttäjä ei ylläpidä, täydellisiä ja ajan tasalla olevia tietoja, voi se johtaa siihen, että hän ei pysty käyttämään Palvelua. Käyttäjä on vastuussa kaikesta tililläsi tapahtuvasta toiminnasta ja sitoutuu pitämään tilinsä tunnuksen ja salasanasi salassa. Käyttäjä ei saa valtuuttaa kolmatta osapuolta käyttämään tiliään. Tiliä tai sen käyttöoikeutta ei saa luovuttaa toiselle henkilölle.

3. Omistusoikeus

Steerpath toimittaa Palvelun ja säilyttää kaikki siihen liittyvät oikeudet itsellään mukaan lukien ohjelmistoon liittyvät immateriaalioikeudet.

4. Tietosuoja

Steerpath noudattaa tietosuojakäytännössään esitettyjä käytäntöjä.

5. Palvelun päivitykset

Käyttäjä hyväksyy, että Palvelu on kehittyvä. Steerpath saattaa edellyttää, että Käyttäjä hyväksyy laitteisiin asentamansa Palvelun päivitykset. Käyttäjä ymmärtää ja hyväksyy, että Steerpath voi päivittää Palvelua ilmoittamatta siitä. Käyttäjän on  päivitettävä laitteensa käyttöjärjestelmä pitääkseen Palvelun toiminnassa

6. Takuiden vastuuvapauslauseke

Palvelu tarjotaan "sellaisena kuin se on" ja "sellaisena kuin se on saatavilla" käyttöösi, ilman minkäänlaisia, edes oletettua oletettuja, takuuta. Takuita ei siis anneta soveltuvuudesta kaupalliseen käyttöön ja sopivuudesta tiettyyn tarkoitukseen. Vastuuvapaus kattaa myös vastuut omistusoikeuteen, oikeuksien loukkaamattomuuteen tai muuhun kaupallisesta käytöstä johtuvaan vastuuseen. 

Steerpath ei takaa, että: Palvelua voidaan käyttää kaikissa tilanteissa tai kaikkina ajankohtina; että Palvelussa ei olisi käyttökatkoja tai että se toimisi virheettä; että viat korjataan tai että palvelu ei aiheuttaisi haittaa.

7. Vahingonkorvaukset ja vastuu

Mikäli Käyttäjä tahallisella tai huolimattomalla Palvelun käytöllä tai palveluehtoja rikkomalla, aiheuttaa tilanteen jossa kolmansilla osapuolilla on vaateita, sitoutuu Käyttäjä puolustamaan, korvaamaan ja vastaamaan Steerpathin puolesta kaikista vaateista, vahingoista ja korvauksista joita osapuolille aiheutuu. 

8. Oikeuden luovutus

Osapuolet eivät saa siirtää mitään näiden Palveluehtojen mukaisia oikeuksia tai velvoitteita, ilman toisen osapuolen etukäteen antamaa kirjallista suostumusta.

9. Ylivoimainen este

Osapuolet eivät ole vastuussa mistään viivästyksistä tai laiminlyönneistä, jotka johtuvat osapuolten kohtuullisen hallinnan ulkopuolella olevista syistä, kuten luonnonmullistukset, sota, terrorismi, mellakat, kauppasaarrot, siviili- tai sotilasviranomaisten toimet, tulipalot, tulvat, onnettomuudet , lakot tai kuljetusvälineiden, polttoaineen, energian, työvoiman tai materiaalien puutteet.

10. Erotettavuus

Osapuolet sopivat, että jos jokin näiden Palveluehtojen osa todetaan laittomaksi tai täytäntöönpanokelvottomaksi kokonaan tai osittain toimivaltaisen lainkäyttöalueen tuomioistuimessa (pätemätön osuus), tällaisen osuuden pätemättömyys rajoittuu ainoastaan siihen osaan joka todetaan pätemättömäksi. Pätemätön osuus ei vaikuta täytäntöönpanokelpoisuuteen millään muulla tavalla tai lainkäyttöalueella eikä vaikutä ehtojen muihin säännöksiin.

11. Välimiesmenettely

Tähän Sopimukseen sovelletaan ja sitä tulkitaan Suomen lakien mukaisesti. Tästä sopimuksesta tai sen rikkomisesta johtuvat tai siihen liittyvät erimielisyydet tai vaateet ratkaistaan lopullisesti sitovalla välimiesmenettelyllä Kauppakamarin välimiesmenettelyn sääntöjen mukaisesti yhden välimiehen toimesta. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki, Suomi ja välimiesmenettelyt käydään englannin kielellä, elleivät riidan osapuolet toisin sovi.

Tietosuojakäytäntö

1. Yhteystiedot

Yhteyshenkilömme tietosuojaan

Steerpath Oy

Panorama Tower 10th floor

Hevosenkenkä 3

02600 Espoo

+358 9 23161155

[email protected]

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Käyttäjän henkilötietoja käsitellään Steerpath Smart Office -palvelun ("Palvelu") tarjoamiseksi. Lisätietoja Palvelusta on oheisissa Palveluehdoissa.

Henkilötieto koskee joko Käyttäjää tai Palvelua. Käsittelyn perusteena on sopimuksen täyttäminen.

Käsittelyn tarkoitukset ovat seuraavat:

• Rekisteröityminen
• Viestintä
• Palvelun tarjoaminen
• Palvelun seuranta ja parantaminen

3. Säännölliset tietolähteet

Steerpath saa tietoja Käyttäjästä, kun Käyttäjä antaa niitä Steerpath Smart Officen kautta tai yrityksen rekisteröinnin ja kirjautumisen yhteydessä annettujen tietojen kautta. Steerpath ei osta tietoja kolmansien osapuolien toimittajilta, eikä luovuta Käyttäjän tietoja muille kuin Käyttäjän omalle organisaatioille niihin tarkoituksiin jotka ovat mainittu käyttöehdoissa ja tässä tietosuojakäytännöt kuvaavassa asiakirjassa. Kerrätyt tiedot ovat esimerkiksi Käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja muut tiedot, jotka Käyttäjä on syöttänyt  Palveluun, mukaan lukien ne tiedot jotka Käyttäjän Puhelin ja Organisaation kalenterijärjestelmä tarjoaa Palvelulle..

Pavelun käytön aikana, Käyttäjältä voidaan pyytää lupa päästä käsiksi tietyihin tietoihin, kuten "GPS"-sijaintiin. Mikäli nämä myönnetään, voi Pavelu välittää nämä tiedot pavelimelle suorittaakseen kohdassa 2 kuvatut tarkoitukset.

Palvelu voi käyttää läsnäoloantureita huoneen tai työpisteiden käyttöasteentarkkailuun. Anturi ei tunnista Käyttäjää, mutta anturien tarjoamat tiedot  voidaan yhdistää tilavaraustietoihin. Jos käyttäjä on osana tilavarausta, anturin tarjoamat käyttötiedot voidaan yhdistää tilavaraustietoihin. Jos tilavarausta ei ole, tietoja käsitellään anonyymisti.

Bluetooth-majakkalaitteisto ei kerää tietoja Käyttäjästä

 

4. Käsittelyn kesto

Steerpath saa Käyttäjän henkilötietoja, kun Käyttäjä aloittaa Palvelun käytön, ja Steerpath säilyttää Käyttäjän tietoja osiossa 2 kuvattujen toimintojen suorittamiseksi, ellet Käyttäjä pyydä Steerpathia poistamaan tietoja (katso kohta 5).

5. Käyttäjän oikeudet

Käyttäjällä on on seuraavat oikeudet:

Pääsy tietoihin, tietojen oikaisu ja tietojen siirto

Käyttäjällä on oikeus päästä käsiksi ja saada korjatuksi Steerpathin rekisterissä olevia Käyttäjän omia henkilötietoja. Käyttäjä voi tarkastella, pyytää korjattavan, siirtää ja poistaa Käyttäjän omia asiakastietoja  lähettämällä pyynnön osoitteeseen [email protected].

Henkilötietojen poistaminen / "Oikeus tulla unohdetuksi"

Jos Käyttäjän mielestä joidenkin henkilötietojen käsittely ei ole tarpeen Palvelua varten, Käyttäjällä on oikeus pyytää poistamaan kyseiset tiedot. Jos Käyttäjä haluaa poistaa tietoja, pyyntö käsitellään mahdollisimman pian, minkä jälkeen tiedot joko poistetaan tai annetaan pätevä syy, miksi tietoja ei voida poistaa Palvelusta.

Käsittelyn vastalause

Käyttäjällä on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä kokonaan tai osittain, jos hän kokee, että Steerpath käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti tai että Steerpathilla  ei ole laillista perustetta käsitellä henkilötietoja. Pyynnöt käsitellään mahdollisimman pian.

Valitus

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että soveltuvia tietosuojalakeja rikotaan Käyttäjän henkilötietoja käsiteltäessä.

6. Tietojen luovuttaminen

Tämä on täydellinen luettelo osapuolista, jotka voivat toisinaan käsitellä Käyttäjän henkilötietoja Steerpathin puolesta osana Palvelua:

• AWS - Pilvipalvelut.
• AWS Cognito - Kirjautuminen
• Google - Kirjautumis- ja kalenteripalvelu
• Microsoft - Kirjautumis- ja kalenteripalvelu
• Timeworks - Tilavarausjärjestelmä
• Sentry/Datadog – Virheraportointi
• Älylukko-operaattori - Älylukkojen avaaminen

Näillä palveluntarjoajilla ei ole oikeutta tarkastella Käyttäjän tietoja, ellei se ole välttämätöntä Palvelun toimivuuden varmistamiseksi.

Steerpath voi käyttää alihankkijoita Palvelun kehittämiseksi. Nämä alihankkijat eivät käsittele Käyttäjän tietoja, mutta työtehtäviensä suorittamiseksi heillä voi olla pääsy Käyttäjän tietoja sisältäviin tietokantoihin. Kaikkia Steerpathin alihankkijoita ja heidän henkilöstöään sitoo samat salassapitovelvollisuudet ja luottamuksellisuusvelvoitteet kuin Steerpathia.

Emme luovuta Käyttäjän henkilötietoja muille.

7. Steerpath-taustajärjestelmään tallennetut henkilötiedot

 

Steerpath Smart Office tukeeMicrosoftin ja Googlen SSO-kirjautumista. Nimen ja sähköpostiosoitteen lisäksi Steerpath tallentaa ensisijaisesti vain tietoja, jotka eivät ole saatavilla tai muuten ovat olemassa Microsoftin tai Googlen alustoilla. Steerpath ei kopioi henkilön kalenteri- tai varaustietoja tai muita hänen Microsoft- tai Google-tileihinsä liittyviä tietoja taustajärjestelmäänsä.

 

Steerpath-taustajärjestelmään tallennetut henkilötiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Profiilikuva, jos käyttäjä on asettanut
• Sovellusasetukset (kielen valinta jne. profiilisivulta)
• Viikkosuunnitelmat (toimisto, etätyö, muu)
• Tiimijäsenet

Jos Käyttäjä jakaa sijaintinsa:

• Vain Käyttäjän viimeisin sijainti tallennetaan Steerpath-palvelimen muistiin 15 minuutiksi.
• Selvyyden vuoksi: Steerpath ei kerää jaettujen sijaintien historiaa ja nykyinen sijainti tallennetaan vain väliaikaiseen muistiin.

 

Jos organisaatio on ottanut käyttöön Steerpath Indoor Positioning -toiminnon, seuraavat diagnostiset tiedot kerätään, ellei organisaatio nimenomaisesti kiellä sitä:

• Bluetooth-majakat, jotka käyttäjän laite on nähnyt, ja signaalin voimakkuudet.
• Laskettu sijainti, jossa majakat nähtiin.
• Laitteen tunnus

Esimerkkejä henkilötiedoista, joita EI tallenneta Steerpath-taustajärjestelmään käytettäessä Azure- tai G-Suite-kalentereita:

• Kalenterimerkinnät
• Varaukset
• Yhteystiedot
• Puhelinnumero, fyysinen osoite tai muut henkilötiedot
• Kaikki käyttäjäprofiiliin sidotut aiemmat sijaintitiedot

8. Tiedonsiirrot EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei säilytetä Euroopan unionin + ETA-alueen ulkopuolella. Palvelun käyttäjärekisteristä ei lähtökohtaisesti siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Vaikka Steerpathin valitsemat palvelinkeskukset kaikki sijaitsevat Euroopassa, on kuitenkin mahdollista, että käytetyt palveluntarjoajat saattavat joissain olosuhteissa siirtää tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Näin voi käydä esimerkiksi, jos tietoja kopioidaan EU/ETA:n ulkopuolelle Yhdysvaltoihin, jotta Käyttäjän tiedot ovat turvassa myös pääpalvelimien vikaantuessa. Steerpath varmistaa, että tarvittavilla toimenpiteillä estetään Käyttäjän henkilötietojen siirtyminen EU:n tai ETA:n ulkopuoliselle taholle, joka ei täytä henkilötietojen käsittelyn lakisääteisiä vaatimuksia.

Jos Steerpathin on luovutettava henkilötietoja sovellettavan pakottavan lain nojalla, henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.