Tehokkaan toimistotilan suunnittelu tietylle työntekijämäärälle on keskeinen osa työpaikan hallintasuunnitelmaa.
Tämä tehtävä kuuluu ensisijaisesti facility managerille tai muille työtiloista vastaavalle ammattilaiselle, joiden on otettava huomioon sekä nykyiset että tulevat tarpeet tuottavan toimiston pohjaratkaisun luomiseksi.
Aiemmin tilantarpeen määrittämisessä käytettiin usein 3-30-300-sääntöä ja muita samankaltaisia ohjeita.
Hybridityön, etätyön ja muiden uusien mallien yleistyminen on kuitenkin tehnyt näistä lähestymistavoista vähemmän käyttökelpoisia.
Jotta voidaan suunnitella nykyaikainen toimiston pohjaratkaisu, joka vastaa hybridityövoiman tarpeita, on tärkeää kerätä ja analysoida oikeita mittareita. Tässä postauksessa tarkastelemme, miten lähestyä toimistotilojen suunnittelun haastetta nykyisessä hybriditodellisuudessa.
Kullekin työntekijälle sopivan toimistotilan määrän määrittämisessä on otettava huomioon työntekijän erityinen työympäristö ja se, miten hän käyttää tilaa.
Esimerkiksi avotoimistossa työskentelevällä työntekijällä on erilaiset tarpeet kuin jaetussa työtilassa työskentelevällä. Myös työympäristön tyypillä, kuten ketterällä tai toimintoihin perustuvalla työympäristöllä, on merkitystä optimaalisen toimistosuunnittelun ja -tiheyden määrittämisessä.
On tärkeää paitsi ymmärtää, miten työntekijät käyttävät toimistoa tällä hetkellä, myös ennakoida tilatarpeiden tulevia muutoksia. Pelkkä toimistotilalaskurin käyttäminen ei välttämättä riitä mittaamaan tarkasti työntekijöiden tarvitsemaa neliömäärää. Sen sijaan toimistotilojen tehokas hallinnointi edellyttää kattavampaa lähestymistapaa.
Aikaisemmin toimistotilojen ja työntekijöiden tarpeiden hallinta oli suhteellisen yksinkertaista, koska perinteisessä toimistoympäristössä työntekijöille oli varattu työpöydät ja toimistoa käytti vakituinen määrä ihmisiä.
Facility managerit käyttivät tuottavuuden optimoimiseksi ja kustannusten hallitsemiseksi 3-30-300-sääntöä, jonka mukaan yritykset käyttävät keskimäärin 3 euroa yleishyödyllisiin palveluihin, 30 euroa vuokraan ja 300 euroa palkkoihin neliötä kohti vuodessa.
Etä- ja hybridityön yleistymisen myötä tämä sääntö on kuitenkin muuttunut sokeaksi pisteeksi, sillä siinä ei oteta huomioon joustavien työjärjestelyjen vaikutusta tuottavuuteen. Tämän seurauksena FM:n ja tiloista vastaavien henkilöiden haasteena on optimoida toimistotilat hybridityöpaikoille, joissa osa työntekijöistä työskentelee kokopäiväisesti etätyössä, toisilla on hybridi aikataulu ja osa ihmisistä työskentelee edelleen mieluiten toimistolla
Suunnitellakseen tehokkaasti uutta toimintaympäristöä varten FM:t ja tiloista vastaavat henkilöt tarvitsevat uuden strategian, jota työpaikka-analytiikka tukee ja jonka avulla he voivat hyödyntää mahdollisimman paljon käyttökelpoista neliömetriä.
Meillä Steerpathilla on ratkaisu. Ratkaisumme avulla työntekijäsi suunnittelevat etä-ja lähityöpäivät.
Näin yhteistyö tiimin kanssa on helppoa. Tämä auttaa nostamaan toimiston läsnäoloa jopa 25%.